یادداشت برداری در دنیای دیجیتال امروزی

هر جا می‌روی همه یک تبلت یا یک گوشی هوشمند در دست دارند و سعی می‌کنند همه کارها را با همین ابزارهای امروزی پیش‌ببرند. عموما سعی می‌شود به بهانه حفظ جنگلها و مراتع کره زمین هم که شده کاغذ مصرف نشود. داشتن یک تبلت به حدی وسوسه انگیز است که آدمی را مجبور به بهانه‌تراشی‌هایی حتی در سطح نجات کره زمین هم می‌کند. گاهی وقتها فکر می‌کنیم که تمام یا بخش بزرگی از مشکلات‌مان می‌تواند با استفاده از یک اپلیکیشن رویایی حل شود. زمان که کم می‌آوریم، کارها که به هم پیچ می‌خورد، ورزش که نمی‌کنیم و … سریع می‌رویم دنبال دانلود کردن یک اپ برای مدیریت زمان، اپ دیگری برای مدیریت کارها و یک اپ هم برای برنامه‌ریزی ورزشی غافل از اینکه هیچ اپلیکیشنی نمی‌تواند حلال وضع نابسامان ما باشد. تنها چیزی که می‌تواند راندمان کاری ما را افزایش داده و به کارها سر و صورت بدهد خودمان هستیم که باید یک سیستم کاری را بی‌وقفه اجرا کرده و پیش‌ببریم. یک سیستم کاری دارای رویه‌های تعریف شده و مشخصی است اما زمانی استفاده از آن موفقیت آمیز است که همیشه از آن استفاده شود.

یکی از معضلاتی که هر روز با آنها درگیر هستیم پردازش و ثبت حجم عظیم اطلاعاتی است که هر روز با آنها روبرو هستیم. برای ثبت و ضبط این اطلاعات راه‌کارهای متفاوتی وجود دارد. یکی از این راه‌کارها ثبت سریع یا Rapid logging است. با استفاده از این تکنیک می‌توان خیلی سریع اطلاعات دریافتی را ثبت کرده و برای استفاده از آنها برنامه‌ریزی کرد. همچنین این تکنیک به شما در تشخیص اطلاعات مهم از اطلاعات دیگر کمک می‌کند.

در این نوشته شما را با سیستمی به نام Bullet Journal آشنا می‌کنم که موتور اصلی آن بر پایه Rapid Loggingg است. برای پیاده‌کردن این سیستم فقط نیاز به یک دفترچه و یک قلم دارید.

موضوعات:

بخشی از دفتر را انتخاب کنید که دو صفحه سفید روبروی هم دارد. بالای صفحه گوشه سمت راست در فارسی و در انگلیسی در گوشه سمت چپ موضوع یا عنوان را یادداشت کنید. این عنوان می‌تواند تاریخ هم باشد. لذا اگر از این صفحه می‌خواهید برای ثبت وقایع موبوط به یک موضوع خاص استفاده کنید می‌توانید نام آن وافعه را به عنوان موضوع در بالای صفحه درج کنید ولی اگر قصد داشتید از آن برای ثبت اطلاعات روزمره استفاده کنید می‌توانید تاریخ روز را یادداشت کنید.

لیست‌ها:

برای ثبت سریع اطلاعات در این سیستم از Bullets یا نقطه‌ها استفاده می‌شود. با استفاده از انواع نقطه‌ها می‌توانید یادداشتها، قرارها و وظایف را از هم جدا کنید.

 

وظایف:

وظایف را با استفاده از چک باکس‌های خالی نمایش می‌دهیم. همانطور که از نامشان پیداست کارهایی هستند که باید آنها ر انجام دهیم. برخی از وظایف ممکن است خود از تعدادی وظیفه دیگر تشکیل شده باشند که می‌توان آنها را در زیر وظیفه اصلی ولی با کمی تو رفتگی ثبت کرد. هر گاه که هر کدام از این وظایف را انجام دادیم کافیست چک باکس را پر کنیم.

 

یادداشتها:

یادداشتها تمام مظالبی هستند که فقط جنبه اطلاعاتی دارند و شما لازم دانسته‌اید آنها را ثبت کنید. برای ثبت این اطلاعات از نماد نقطه تو پر استفاده می‌شود.

 

قرارها:

قرارها با یک دایره توخالی نمایش داده می‌شوند. هر قرار همانطور که از نماش پیداست در تاریخ مشخصی اتفاق خواهد افتاد.

طبقه‌بندی داده‌های ثبت‌ شده:

با استفاده از نمادها می‌توانیم نوعی طبقه‌بندی را بر اطلاعات ثبت‌شده اعمال کنیم. برای مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:‌

۱. اهمیت: با قراردادن یک ستاره در کنار داده ثبت شده می‌توان بر مهم بودن آن تاکید کرد.

۲. تحقیقات بیشتر: با قراردادن تصویر یک چشم در کنار هر کدام از اطلاعات ثبت شده می‌توان نشان داد که باید در مورد آن بیشتر تحقیق کرد.

۳. ایده‌پردازی: وقتی ایده‌ای را ثبت کرده و یا راه‌کاری را که به نظرتان آمده یادداشت می‌کنید می‌توانید با قراردادن یک علامت تعجب در کنارش آن را متمایز کنید.

۴. فلش به سمت چپ: این فلش را در کنار کارهایی قرار می‌دهیم که برای انجام شدن به بخش دیگری از تقویم منتقل شده‌اند. در مورد انتقال کارها در ادامه خواهید خواند.

۵. حذف کار:‌ با کشیدن خط بر روی یک داده نشان می‌دهیم که دیگر از اعتبار خاصی برخوردار نیست و دیگر اهمیت خاصی ندارد.

شماره صفحه:

تمام صفحات دفترچه شما باید دارای شماره صفحه باشند تا بتوان اطلاعات ثبت شده در آن‌ها را به سرعت پیدا کرد.

فهرست:

در اولین صفحه خالی دفترچه باید یک فهرست وجود داشته باشد. هر بار که صفحه‌ای به دفترچه اضافه می‌کنید موضوع آن صفحه و شماره آن‌را به این فهرست اضافه کنید. به این ترتیب به راحتی می‌توانید مطالب ثبت‌ شده برای یک موضوع که در صفحات مختلف نوشته‌ شده‌اند را پیدا کنید.

تقویم ماهانه:

برای جمع بندی کارهایی که باید در یک ماه انجام شود یک تقویم ماهانه می‌نویسیم. هدف از این تقویم پرداختن به جزییات نیست بلکه فقط داشتن یک دید کلی بر کارهایی است که در طول ماه باید انجام شوذ. در اول هر ماه دو صفحه خالی مقابل هم را انتخاب کنید. یک صفحه مربوط به قرارها است و صفحه مقابل مربوط به کارهایی که باید انجام شوند. کار را با نوشتن تاریخ روزها زیر هم شروع کنید. قرارهایی را که مشخص شده در کنار روز مربوطه به صروت خیلی خلاصه بنویسید. در صفحه مربوط به کارها هم تمام کارهایی را که باید در این ماه انجام دهید را لیست کنید. با درست کردن این تقویم ماهانه یک تصویر کلی از ماه پیش‌رو خواهید داشت.

تقویم روزانه: 

صفحه بعد از تقویم ماهانه مخصوص تقویم روزانه است. تاریخ روز را بالای صفحه نوشته و درطول روز آن را پر کنید. اطلاعات را همانطور که در اول متن گفته شد وارد کنید. از آنجا که دفترچه را همیشه همراه خود خواهید داشت می‌توانید هر موردی را در زمان اتفاق در آن یادداشت کنید. علاوه بر این در آخر روز هم می‌توانید مروری بر آنچه که گذشته داشته باشید.

انتقال کارها:

در پایان هر ماه تمام کارهای لیست شده در ماه گذشته را مرور کرده و آنچه را که انجام نشده است و لازم است انجام شود به ماه جاری انتقال می‌دهیم. برای معلوم شدن انتقال کافیست یک فلش به سمت چپ در کنار چک ‌باکس قرار داده شود.

مجموعه‌ها:

خیلی وقتها کارهایی را که لیست کرده‌ایم به گونه‌ای به هم مربوط با مشابه هستند. برای مثال لیست کتابهایی که باید بخوانیم. برای سازماندهی این کارها می‌توان یک مجموعه از آنها ساخت. اولین صفحه خالی را یافته و نام مجموعه خود را در بالای صفحه بنویسید. حالا این صفحه را به فهرست دفترچه اضافه کنید. در مرحله آخر هم می‌توانید تمام کارهای مشابه و مربوط  را در این مجموعه ثبت کنید. فقط اگر این کارها قبلا در تقویم روزانه ثبت شده‌اند در کنار انها علامت انتقال را قرار دهید.

معمولا همه نمی‌توانند با هر سیستمی کار کنند. شما هم به این نکته دقت داشته باشید که هدف از طراحی این سیستم کمک به ثبت وقایع به صورت منظم بوده است تا بهره‌وری و راندامان کار را بالا ببرد. شما هم اگر لازم دیدید می‌توانید هر تغییری را در این سیستم ایجاد کنید اما نکته مهم این است که در استفاده مستمر از آن کوشا باشید.

 

برچسب‌ها:
02 مارس 2015

دیدگاه‌ها/سوالات کاربران

    لطفا نکات زیر را در نظر داشته باشید:

  • لطفا دیدگاه/سوال خود را با زبان و کی‌برد فارسی ارسال کنید
  • لطفا از تبلیغ مستقیم وب‌سایت خود خودداری کنید
  • نظراتی که با چیزی به جز نام ارسال شده باشند تایید نخواهند شد حتی اگر مفید باشند